صفر است. لذا براي هر فعاليت يا برنامه بايد توجيحي وجود داشته باشد كه آيا لازم است يا خير؟(موسوي، 1387: 7)
2-4-4) بودجه ريزي عملياتي
2-4-4-1) مفهوم و هدف
از بودجه ريزي عملياتي تعاريف متعددي مطرح شده است، ليکن به طور کلي ميتوان گفت که بودجهريزي عملياتي عبارت است از برنامه عملکرد سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه ميان ميزان وجوه تخصيص يافته به هر برنامه(منتج از اهداف استراتژيک) با نتايج به دست آمده از اجراي آن برنامه را نشان ميدهد (مرکر، 5:2002)1
اين بدان معنا است که با هر ميزان اعتبار تخصيص يافته به هر برنامه مي بايست مجموعه معيني از اهداف تأمين شود. يک بودجه عملياتي مطلوب، بايد به تفکيک برنامه ها يا دستگاه هاي اجرايي همراه با نتايج پيش بيني شده باشد. چنين بودجه اي بايد به روشني ارتباط بين اعتبارات هزينه شده توسط دولت و نتايج حاصله براي مردم را نشان داده و شرح دهد که اين ارتباط چگونه به وجود آمده است .
در واقع، در بودجه عملياتي تشريح دقيق اين رابطه، کليد مديريت صحيح برنامه هاست. با بروز مغايرت بين برنامه و آنچه در عمل تحقق مي يابد، مديران بايد به بررسي منابع به کار گرفته شده در برنامه و نحوه ارتباط آن ها با نتايج حاصله بپردازند تا ميزان اثربخشي و کارايي برنامه مشخص گردد.
يک بودجه عملياتي، تمامي فعاليت هاي مستقيم و غير مستقيم مورد نياز در برنامه و نيز تخمين دقيقي از هزينه فعاليت ها را در بر مي گيرد.
براي مثال، اگر شاخص فعاليت تحقيقات جنايي در يک ارگان دولتي، تعداد پرونده هاي به سرانجام يافته باشد، مراحل انجام کار و فعاليت هاي تشکيل دهنده آن، حلقه رابطي هستند که منابع را به نتايج مرتبط مي سازند. با ثبت و اندازه گيري منابع به مصرف رسيده در هر فعاليت و هر مرحله، هزينه کل و هزينه سرانه هر واحد از اطلاعات حاصله را مي توان محاسبه کرد و آن را به نتايج نهايي مرتبط ساخت. منبع مالي فعاليت ها خروجي نتيجه نهايي در چارچوب چنين بودجه اي هر مدير دولتي، در هر سطحي، بايد اطلاعات دقيق و به هنگامي در خصوص هزينه و عملکردهاي سازمان ذيربط خود داشته باشد تا بتواند منابع تحت کنترل خود را به کارآمدترين شيوه اداره کند. اين امر، به يک ميزان شامل پشتيبان هاي اداري برنامه ها نيز مي شود. در موارد معيني مديران به اين اطلاعات نياز دارند تا بتوانند هزينه هر واحد”خروجي” يا “نتايج” را محاسبه کنند.
بودجه عملياتي، فرآيندي از بالا به پايين و از پايين به بالا به طور هم زمان است. مديران برنامه ها و سياست گذاران، اهداف و مقاصد و ميزان منابع تخصيص يافته به برنامه ها و نيز شاخص هاي سنجش نتيجه را مشخص مي کنند و در قالب يک برنامه عملکرد سالانه قرار مي دهند. فعاليت هاي برنامه در سطوح پايين تر مي بايست به برنامه عملکرد کلي سازمان مرتبط شود، و از اين رو، سازمان ها بايد اهداف، مقاصد، و معيارهاي سنجش عملکرد را با همکاري سازمان هاي تابعه خود تدوين کنند.
بايد گفت، بودجه عملياتي، به شکل کلي در پي اين است که روشن کند بودجه و منابع مالي به مصرف رسيده چگونه نتايج مطلوب را به بار خواهد آورد، و از اين طريق مي تواند با نشان دادن اثرات بالقوه افزايش يا کاهش بودجه به تصميم گيري درباره تخصيص منابع کمک موثري کند. البته تهيه يک بودجه عملياتي لزوماً نيازمند نشان دادن يک رابطه علت و معلول مستقيم و دقيق نيست و همواره نيز با استفاده از ابزارهاي علمي دقيق نمي توان وجود چنين رابطه اي را اثبات کرد تا بر اساس آن بشود نتايج را دقيقاً پيش بيني نمود.
2-4-4-2) مزيت ها و معايب بودجه ريزي عملياتي
بودجه عملياتي يک فرآيند مستمراست که تمامي مديران در همه سطوح در آن دست اندر کارند. اين نوع مشارکت مستلزم وجود حلقه هاي بازخور در درون سازمان هاست تا مديران ارشد همواره از اطلاعات بيشتر و بهتري براي اخذ تصميمات صحيح تر و اداره بهتر سازمان متبوع خود برخوردار باشند . بودجه نويسي يا بودجه ريزي عملياتي نهايتا به تخصيص موثرتر منابع در درون سازمان ها منجر مي شود و مديران را قادر مي سازد به نحو موثرتري از منابع تخصيص يافته به سازمان متبوع خود براي رسيدن به اهداف و نتايجي که برنامه ريزان و سياست گذاران مدنظر داشته اند، بهره برداري کنند.
بودجهريزي عملياتي به مديران انعطافپذيري قابل توجهي در نظارت بر منابعشان ميبخشد در حاليکه آن ها را در مقابل نتايج برنامههايشان پاسخگو نگه ميدارد. به علاوه اطلاعات عيني در مورد دستيابي به اهداف قانوني و کارايي و اثربخشي برنامهها تصميمگيري شاخه اجرايي و کنگره را بهبود مي بخشد.(لو، 1998: 160)2
به همان ميزان بودجه ريزي عملياتي يک ابزار تشخيص ارزشمند براي دستيابي به درکي عميق و زيربنايي از رابطه ميان منابع به کار گرفته شده و عملکردها است. با استفاده از اين ابزار مديران برنامه ها فرصت پيدا مي کنند تا رابطه بغرنج و پيچيده ميان منابع و نتايج مطلوب را مورد بررسي قرار دهند که قطعاً مي تواند کيفيت مديريت برنامه ها را به طرز چشمگيري بهبود ببخشد.
بودجه عملياتي چنانچه به خوبي تهيه شده باشد با شفافيت بيشتري عملکرد اجرايي برنامه ها را نشان مي دهد و نسبت به بودجه هاي سنتي از اين حيث گوياتر است. بودجه عملياتي با استفاده از شاخص هاي فعاليت (که بخوبي تعريف شده و هزينه يابي آن ها با دقت انجام شده است) مبناي ستانده هاي مورد انتظار و اهداف عملياتي برنامه ها را مشخص کرده و بدين ترتيب ابزار بسيار مؤث
ري است که نشان مي دهد ميزان مخارج در هر زمينه اي چه تاثيري بر کيفيت و کميت نتايج حاصله دارد.
در عين حال، بودجه عملياتي مبناي مناسبي براي يک سيستم جامع سنجش و ارزيابي عملکرد در چارچوب برنامه استراتژيک سازمان نيز هست و مي تواند نشان دهد که اعتبارات هزينه شده چه تأثيري بر عملکرد برنامه داشته اند و اين عملکرد چه تأثيري بر نتايج مطلوب نهايي خواهد داشت. يک بودجه عملکردي که با مهارت تهيه شده باشد، براي مديران ارشد سازمان در حکم نقطه شروع مطمئني براي نظارت بر عملکرد سازمان تحت امرشان است.
بودجه عملياتي امکان ايجاد اهداف دو بخشي را به دست مي دهد که با استفاده از آن مي توان ابعاد هزينه اي و نتايج برنامه ها را اندازه گيري کرد. يک قسمت از هدف مي تواند مرتبط با يک نتيجه مطلوب (مثلاً80 درصد موفقيت در يافتن شغل براي افرادي که دوره اي آموزش فني و حرفه اي طي مي کنند) باشد. قسمت دوم هدف مي تواند اجراء برنامه با يک نرخ هزينه واحد معين باشد(حداکثر هزينه به ازاء هر فردي که آموزش ها را طي مي کند بيش از 3000 دلار نباشد) سپس اين دو قسمت با يکديگر ترکيب مي شوند تا هدف و ميزان تحقق آن مشخص شود. همچنين گاه افزايش ضريب موفقيت يک برنامه ممکن است مستلزم سرمايه گذاري نسبتاً زيادي باشد که مقرون به صرفه و اقتصادي نيست. اين امر بدان معنا خواهد بود که فعلاً روش مقرون به صرفه و قابل حصولي براي بهبود شرايط وجود ندارد. ( پناهي،1386: 50)
از طرف ديگر، با استفاده از اطلاعات مربوط به هزينه واحد که در بودجه عملياتي محاسبه مي شود، مي توان بهبود عملياتي را بر حسب کاهش هزينه واحد ارائه خدمات نيز بيان کرد. تجربه نشان مي دهد، اين نحوه استفاده از بودجه عملياتي در دستگاه هاي اجرايي، مي تواند انگيزه مديران برنامه ها را براي يافتن روش هاي مبتکرانه به منظور تحقق اهداف با هزينه کمتر، تقويت کند. اين امر به ويژه در مواردي که پاداش مديران بر مبناي عملکرد آنان تعيين مي شود، بسيار موثر است.
يک بودجه عملياتي، همچنين اطلاعات مقايسه اي مفيدي را توليد مي کند که با استفاده از آن مي توان عملکرد واحدهاي دستگاه هاي مختلف يا مناطق گوناگون را با يکديگر مقايسه کرد و با شناسايي واحد هايي که هزينه واحد فعاليت هاي آن ها پايين تر است، تجارب موفق آن ها را در اختيار ساير واحد ها قرار داد، و بدين وسيله کارايي کل سيستم دولتي را افزايش داد. مديران برنامه ها نيز مي توانند از اين اطلاعات براي درک بهتر عملکرد و عمليات برنامه ها استفاده کنند.
از طرف ديگر، بودجه ريزي عملياتي تصميم گيري درباره تأمين خدمات از طريق پيمانکاران بخش خصوصي را تسهيل نموده و به مديران امکان مي دهد تا در اين زمينه با آگاهي و اطلاع بيشتري تصميم بگيرند. مديران سازمان هاي دولتي بايد از هزينه کل يک فعاليت (شامل تمام هزينه هاي مستقيم و سربار) و نيز ميزان نتايج حاصله در وضعيت موجود، آگاهي داشته باشند تا بتوانند در مورد قيمت خريد خدمات با پيمانکاران به توافق رسيده و تصميم صحيحي در مورد تأمين برخي از خدمات بيرون از سازمان خود بگيرند. بدين ترتيب، مي توانند درباره تأمين برخي از خدمات از پيمانکاران، که موجب کاهش هزينه کل ارائه خدمات به شهروندان مي شود تصميم بگيرند، و از اين طريق عملکرد برنامه را بهبود ببخشند.
استقرار يک سيستم بودجه ريزي عملياتي موثر که ارتباط ميان بودجه و عملکرد را برقرار نموده و راهنماي مفيدي براي عمليات روزمره سازمان ها در جهت رسيدن به اهدافشان باشد، نيازمند صرف زمان و برخورداري از بينش و قدرت رهبري است و چالش هاي متعددي در اين مسير وجود ندارد( پناهي،1386: 51).
تعريف فعاليت هاي تشکيل دهنده برنامه، يکي از نخستين چالش هاي مهم براي هر سازماني است. براي تعريف فعاليت ها بايد تصميماتي اتخاذ شود(مثلاً اين که فعاليت ها در در سطوح کلي تعريف شوند يا جزء به جزء). اين امر بدان بستگي دارد که براي مديريت پاسخ گويي در قبال نتايج، در چه سطحي از جزئيات مورد نياز باشد. زيرا با استقرار نظام بودجه ريزي عملياتي که فعاليت ها را به اهداف مرتبط مي سازد، مديران ممکن است نياز به ترکيب، تقسيم يا تعريف دوباره فعاليت ها پيدا کنند.
شناسايي هزينه فعاليت ها نيز فرآيندي پيچيده و مستلزم صرف زمان و انرژي قابل ملاحظه اي است. دستگاه هاي اجرايي بايد قبلاً مقدمات اين کار را با ايجاد سيستم حسابداري مناسب به وجود آورده باشند.
يک چالش عمده ديگر در اين مسير تعريف شاخص هاي عملکردي است که از طريق ارتقاء سيستم هاي اطلاعاتي مالي و مديريتي، ممکن است. تعيين اهداف براي خروجي هاي برنامه، هزينه واحد و نتايج به دست آمده از برنامه در بودجه عملياتي فقط بخشي از راه حل است. مهم تر از آن، فراهم کردن اطلاعات معتبر و به موقع در خصوص عملکرد برنامه در طول سال است.( پناهي،1386: 52)
به طور خلاصه مي توان مزيت هاي ذيل را براي اين شيوه بودجه ريزي برشمرد:
1- افزايش پاسخگويي عمومي: اگر چه بسياري از دولت ها دسترسي به اطلاعات عملكرد خود را امكان پذير مي سازند، اما در وراي بحث هاي سياسي، اطلاعات عملكرد منتج از بودجه ريزي عملياتي مي تواند به شيوه هاي مختلف، نظير اسناد بودجه اي، برنامه هاي استراتژيک و گزارش هاي عملكرد به اطلاع عموم برسد.
2- مديريت براي عملكرد بهتر: اطلاعات عملكرد، بيشتر مورد استفاده مديراني است كه مايلند كارايي عملياتي برنامه ها و فرآيندهاي كاري خود را افزايش دهند. تشويق مديران به استفاده از بو
دجه ريزي عملياتي، مستقيم ترين پيوند ميان اطلاعات عملكرد و افزايش كارايي وكيفيت خدمات است. اين رويكرد با استفاده هاي منفي از اطلاعات عملكرد، از جمله استفاده براي تنبيه و مجازات يا پاداش فردي كه خطر تشويق قانون گريزي يا سوء استفاده از سيستم به جاي بهبود عملكرد را در پي دارد، تفاوت دارد.
شاخص هاي كارايي، حجم كار، كيفيت خدمات و رضايت مشتري شاخص هايي هستند كه براي بهبود عملكرد براي مديران ارزش زيادي دارند. اين شاخص ها را مي توان براي تعيين اهداف عملكرد و طراحي راهبردهايي براي نيل به اين اهداف، ردگيري عملكرد در طول زمان، مقايسه عملكرد با عملكرد سازمان هاي ديگر، و انعقاد قراردادهاي مبتني بر عملكرد بين كاركنان دولت و بخش خصوصي به كار برد.
3- بهبود نحوه تخصيص منابع: در بودجه ريزي عملياتي، تخصيص منابع با شاخص هاي عملكرد مرتبط مي شود. مرتبط ساختن برنامه ريزي استراتژيک به تخصيص منابع يكي از الزامات اصلي تخصيص منابع

دسته بندی : پایان نامه ها

دیدگاهتان را بنویسید